"Uavhengig og mer motstandsdyktig": grommunio i Radolfshausen kommune

Stadig flere kommuner, deriblant mange mindre, går bort fra Microsoft Exchange og tar i bruk det europeiske open source-alternativet grommunio. En av dem er Radolfshausen samkommune, som ligger øst for Göttingen.

En grommunio-partner sørger nå for at over 40 kommunale postkasser i Radolfshausen fungerer problemfritt og er pålitelig tilgjengelige for de rundt 7500 innbyggerne.

Farvel, Microsoft

I “Samtgemeinde” (begrepet kommer ikke fra det tyske ordet for fløyel “Samt”, men fra ordet “gesamt”) gikk elleve kommuner sammen i 1973 for å utføre oppgavene de var pålagt på en sentralisert og effektiv måte. Dette er ikke noe uvanlig; bare i Niedersachsen finnes det over hundre slike samkommuner.

I likhet med mange andre hadde Radolfshausen alltid vært avhengig av Microsoft, men den siste tiden hadde misnøyen vokst på grunn av økende kostnader, sikkerhetsproblemer og manglende digital suverenitet, noe som førte til massiv avhengighet. Den endelige drivkraften for handling kom fra prisøkninger fra leverandøren, anbefalinger fra det føderale kontoret for informasjonssikkerhet (BSI) og produsentens databeskyttelsesrelaterte press for å flytte til skyen.

No Alternative: grommunio

Etter en grundig analyse med støtte fra grommunio-partneren C4 Computer Consulting GmbH kom de ansvarlige frem til at grommunio var et godt alternativ til Exchange for samkommunen.

Den mest avgjørende faktoren var imidlertid samspillet mellom serverkomponentene Postfix, Rspamd og Piler (for e-post, antispam og arkivering). Samtaler med andre referansekunder hos grommunio, som for eksempel byen Lengerich, var også til stor hjelp. Andre leverandører og løsninger kunne ikke oppfylle kravene.

Konkurranse med åpen kildekode gir utslag

Da Oldenburg Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) deltok i den landsomfattende open-source-konkurransen for offentlig forvaltning med Rspamd, falt valget til slutt på grommunio. Konkurransen er rettet mot “offentlige forvaltninger på føderalt, delstatlig og lokalt nivå som bruker programvare med åpen kildekode (OSS) som nøkkelen til den digitale transformasjonen av forvaltningen”

Antispam allerede integrert med Rspamd

Denne rollen passer også perfekt for grommunio, spesielt siden åpen kildekode-gruppeløsningen allerede har det innebygde spamfilteret Rspamd - en stor fordel i forhold til “tradisjonelle” Exchange-løsninger og en betydelig forenkling for administratorer og brukere i det daglige arbeidet. “I digitaliseringen av offentlig forvaltning representerer Rspamd som åpen kildekode-spamfilter et betydelig teknisk fremskritt”, ifølge KDO

”Veldig stabil helt fra starten av”

Men moderne spamfiltre er ikke den eneste grunnen til at det lønner seg å gå over til programvare med åpen kildekode. I dag, flere måneder og erfaringer senere, sier administrator Lothar Jagemann: “Det er fullt mulig å migrere fra Exchange til grommunio. Selv om det absolutt er nødvendig med endringer når man gjennomfører et slikt prosjekt, har grommunio kjørt veldig stabilt helt fra starten. Som et resultat av dette er de ansattes aksept svært høy. I løpet av de siste tre månedene har vi bare måttet fornye to profiler."

"Migreringen er verdt det” - “et vellykket og robust alternativ til Exchange”

Ifølge Jonas Wucherpfennig, nestleder i avdelingen, er dette et tydelig bevis på at “det lønner seg ikke alltid å ta eller holde seg til den enkleste veien med minst motstand. I dag kan vi definitivt si: grommunio er et vellykket, intuitivt og digitalt kunnskapsrikt alternativ til tradisjonelle utvekslingssystemer for offentlig forvaltning.”

Migrering over en helg

For å sikre at migreringen gikk knirkefritt, begynte administratorene med en testfase der de eksporterte data fra og importerte dem til testsystemet. Deretter ble det gjennomført tester med de nyeste 64-bitsversjonene av Outlook (LTSC, 2024) og ulike forretningsapplikasjoner. Da det var klart at det ikke ville oppstå uventede problemer, ble selve migreringen fullført i løpet av en helg - i bakgrunnen og uten at brukerne merket noe som helst.

”Du må bare prøve”

Og det hele gikk veldig raskt: Migreringen ble fullført bare noen måneder etter at prosjektet startet. “Alle som gjennomfører en migrering som dette, innser raskt at det å bytte e-posttjener er den enkleste måten å frigjøre seg fra Microsoft på, i hvert fall delvis. Det er bare å prøve,” forklarer Lothar Jagemann.

Betydelig lavere driftskostnader

“Det er klart at en migrering som dette koster mer i starten enn den nåværende løsningen - det er normalt ved enhver migrering. Men selv nå, når alt går som det skal, er driftskostnadene betydelig lavere enn med Microsoft,” forklarer Wucherpfennig.

“Samtidig har vi fått mye mer funksjonalitet, selv om arbeidsprosessene er de samme. Greit, vi i IT-avdelingen har fått mer ansvar, men det betyr som regel også raskere løsninger for brukerne. Og utsiktene er gode, for hvis vi ønsker det, kan vi også ta i bruk Mattermost, Jitsi og Nextcloud - Grommunio leverer disse komponentene, men vi bruker dem ikke ennå.”

Webmail sikret med Keycloak og 2FA

I dag er det allerede over 40 personer som bruker grommunio-produktet - innen administrasjon, IT, kommuner og skoler. Systemet benytter selve e-postserveren, webmail-grensesnittet som er sikret med Keycloak tofaktorautentisering, den innebygde arkiveringsløsningen og ulike antispam-teknikker. I tillegg til nevnte Rspamd brukes også Fail2Ban (servere med uønskede avsendere kan blokkeres fullstendig på forespørsel) samt hvit- og svartelister for å skåne de ansatte mest mulig fra uønsket e-post fra nettkasinoer, selgere av medisinske produkter og fyrster fra fjerne land.

Ønsker og utfordringer

Det finnes også ønsker for fremtidig utvikling. Brukere og administratorer ønsker seg mer finjusterte tilgangskontroller, for eksempel for kalendere: Under migreringen viste det seg for eksempel at skrivetilgang til en kalender fortsatt krever at hele postkassen deles.

Også i backend ønsker Radolfshausen-teamet seg noen få funksjoner, selv om disse for øyeblikket håndteres av skript og automatiseringer fra C4, for eksempel ved opprydding i gamle (slettede) e-poster. For øyeblikket håndteres slike oppgaver av enkle Bash-skript via cron-jobber. Partnere som C4 sørger da for modularitet og oppdateringssikkerhet. Nye brukere vil helt sikkert sette pris på flere funksjoner og nyttige verktøytips i administrasjonsgrensesnittet. I tillegg er det et ønske om mer detaljerte utgivelsesmerknader og informasjon i veikart og oppdateringer.

Åpenhet

For samkommunen spiller imidlertid også åpen kildekode og fellesskapstanken en viktig rolle: “Åpenheten i programvareutviklingen er rett og slett enestående; fellesskapet tester programvaren, all informasjon deles, og nye funksjoner slippes først når de har bestått brukertestingen.

Først da blir de innlemmet i bedriftsversjonene med støtte via oppdateringer.” I Radolfshausen kjenner folk til konseptet fra andre OSS-verktøy som Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, eller til og med fra minidatamaskinen og utdanningsprosjektet Raspberry Pi.

Vanskelig å sette en pris på: Strategiske fordeler, uavhengighet

Selv uten å utnytte grommunios muligheter fullt ut, er fordelene for samkommunens administrasjon klare: Den følger BSIs anbefalinger, bruker digitalt suveren, europeisk programvare og baserer seg på moderne, transparent og sporbar programvare med åpen kildekode. Alt dette er fordeler som det er vanskelig å sette en pris på, ifølge de ansvarlige.

Dra nytte av grommunios lisensstruktur: Priser.