Mehr und mehr Kommunen, darunter auch viele kleinere, verabschieden sich von Microsoft Exchange und setzen auf die europäische Open-Source-Alternative grommunio. Eine davon ist die Samtgemeinde Radolfshausen östlich von Göttingen.
Dort sorgt nun ein grommunio-Partner dafür, dass über 40 Postfächer der Kommunen in Radolfshausen reibungslos laufen und für die rund 7.500 Bürger zuverlässig erreichbar sind.
Von Microsoft verabschiedet
In der „Samtgemeinde“ (der Begriff kommt von nicht vom Stoff, sondern vom Wort „gesamt“), schlossen sich 1973 elf Ortschaften zusammen, um ihnen übertragene Aufgaben zentral und effizient ausführen zu können. Das ist nichts Ungewöhnliches, alleine in Niedersachsen gibt es über hundert solcher „Samtgemeinden“.
Wie viele andere Kommunen auch hatte Radolfshausen stets auf Microsoft gesetzt, doch wuchs zuletzt der Unmut über Kostensteigerungen, Sicherheitsprobleme und die generelle Abhängigkeit. Den letzten Anlass zum Handeln ergaben dann Preiserhöhungen seitens des Anbieters, die Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik und der datenschutztechnisch problematische Zwang in die Cloud durch den Hersteller.
Alternativlos: grommunio
Nach einer tiefgehenden, vom grommunio-Partner C4 Computer Consulting GmbH unterstützten, Analyse stellten die Verantwortlichen fest, dass grommunio für die Samtgemeinde als echte Alternative zu Exchange in Frage kam.
Den Ausschlag gaben hier vor allem das Zusammenspiel der Serverkomponenten Postfix, Rspamd und Piler (für Mail, Anti-Spam und die Archivierung). Überzeugen konnten aber auch Gespräche mit anderen grommunio-Referenzkunden, beispielsweise der Stadt Lengerich. Andere Anbieter und Workarounds genügten nicht den Anforderungen.
Open-Source-Wettbewerb gibt den Ausschlag
Als dann auch noch der der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg KDO mit Rspamd am bundesweiten Open-Source-Wettbewerb der öffentlichen Verwaltung teilgenommen hatte, fiel die Entscheidung endgültig für grommunio. Der Wettbewerb richtet sich „an öffentliche Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, die die Open Source Software (OSS) als Schlüssel zur digitalen Transformation ihrer Verwaltung nutzen.“
Anti-Spam mit Rspamd bereits integriert
Diese Rolle passt perfekt auch für grommunio, vor allem weil die Open-Source-Groupware den Spamfilter Rspamd bereits von Haus aus integriert hat – ein großer Vorteil gegenüber „klassischen“ Exchange-Lösungen und eine im Arbeitsalltag deutlich spürbare Erleichterung für die Administratoren und Benutzer. „In der Verwaltungsdigitalisierung stellt „Rspamd als OpenSource-Spamfilter einen bedeutenden technischen Fortschritt dar“, so die KDO.
„Von der ersten Minute an sehr stabil“
Aber moderne Spamfilter sind nicht alles, warum es sich lohnt, auf Open-Source-Software umzustellen. Heute, einige Monate und Erfahrungen später, weiß Administrator Lothar Jagemann: „Die Migration von Exchange auf grommunio ist machbar. Zwar sind auch Veränderungen nötig, wenn man so etwas angeht, aber grommunio läuft von der ersten Minute an sehr stabil. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist dadurch sehr hoch. In den letzten 3 Monaten mussten wir nur 2 Profile erneuern.“
„Migration lohnt sich“ – „gelungene und souveräne Exchange-Alternative“
Laut stellvertretendem Fachbereichsleiter Jonas Wucherpfennig ist das ein klarer Beweis dafür, dass „es sich lohnt, nicht immer nur den einfachsten Weg mit dem geringsten Widerstand einzuschlagen oder beizubehalten. Heute können wir definitiv sagen: grommunio ist eine gelungene, intuitive und digital souveräne Exchange-Alternative für die Verwaltung.“
Migration an einem Wochenende
Um sicherzustellen, dass die Migration reibungslos verläuft, starteten die Administratoren mit einer Testphase, in der sie Daten ex- und ins Testsystem importierten. Anschließende Tests erfolgten mit aktuellen 64bit-Outlook-Versionen (LTSC, 2024) und diversen Fachanwendungen. Als feststand, dass keine überraschenden Probleme auftauchen würden, war die eigentliche Migration an einem Wochenende erledigt – im Hintergrund und ohne dass die Benutzer etwas davon mitbekamen.
„Man muss es einfach mal machen“
Und das ging dann auch sehr schnell: Nur wenige Monate nach Projektbeginn war die Migration abgeschlossen. „Wer so eine Migration unternimmt, stellt schnell fest, dass eine Mailserver-Umstellung die einfachste Art ist, sich zumindest teilweise von Microsoft zu lösen. Man muss es einfach mal machen“ erklärt Lothar Jagemann.
Deutlich niedrigere Betriebskosten
„Dass eine solche Migration anfangs erst mal mehr kostet als die bisher laufende Lösung ist klar, das ist bei jeder Migration normal. Aber schon jetzt, wo alles reibungslos funktioniert, sind die Betriebskosten deutlich niedriger als bei Microsoft“, erklärt Wucherpfennig.
„Gleichzeitig haben wir jetzt aber viel mehr Funktionalität, obwohl die Arbeitsprozesse gleichgeblieben sind. Ok, wir in der IT haben damit jetzt auch mehr Verantwortung, aber das bedeutet in der Regel auch schnellere Lösungen für die Anwender. Und die Perspektive ist großartig, denn wenn wir wollen, können wir auch Mattermost, Jitsi und Nextcloud einführen – diese Komponenten liefert grommunio ja mit, aber wir nutzen sie aktuell noch nicht.“
Mit Keycloak und 2FA abgesicherter Webmailer
Heute nutzen bereits über 40 Personen das Produkt grommunio – in Verwaltung, IT, Gemeinden und Schulen. Zum Einsatz kommen der Mailserver selbst, das mit Keycloak Zweifaktorauthentifizierung abgesicherte Webmail-Interface, die eingebaute Archivlösung sowie diverse Antispam-Techniken. Neben dem bereits angesprochenen Rspamd werden auch Fail2Ban (Die Server unerwünschter Absender werden auf Wunsch komplett blockiert) sowie White- und Blacklists, um den Mitarbeitern die unerwünschten Mails von Online-Casinos, Medizinverkäufern und Prinzen aus fernen Ländern möglichst zu ersparen.
Wünsche und Stolpersteine
Wünsche für die weitere Entwicklung gibt es auch. Anwender und Administratoren wünschen feiner definierbare Zugriffsregelungen zum Beispiel für die Kalender: Bei der Migration stellte sich so beispielsweise heraus, dass für schreibenden Zugriff auf einen Kalender noch die Freigabe eines kompletten Postfachs notwendig ist.
Auch im Backend wünschen sich die Radolfshäuser ein paar Funktionen, die aber heute Skripte und Automatisierungen von C4 übernehmen, zum Beispiel beim Aufräumen alter (gelöschter) Mails. Derzeit erledigen solche Tasks simple Bash-Skripte via Cronjobs. Die Modularisierung und Updatesicherheit stellen dann Partner wie die C4 sicher. Einsteiger würden sich sicher über mehr Funktionalitäten und hilfreiche Tooltipps im Admininterface freuen. Weiterhin wünsche man sich ausführlichere Release Notes und Informationen in Roadmaps und Updates.
Transparenz
Für die Samtgemeinde spielt dabei aber auch der Open-Source- und Community-Gedanke immer eine große Rolle: „Die Transparenz in der Softwareentwicklung ist einfach überragend, die Community testet, jegliche Informationen werden geteilt, und zudem werden neue Funktionen erst freigegeben, wenn sie die Tests der Anwender bestanden haben.
Erst dann kommen diese per Updates in die Enterprise Versionen mit Support.“ In Radolfshausen kennt man das Konzept von anderen OSS-Tools wie Firefox, Filezilla, Notepad++, Keepass, Proxmox, Relution oder auch vom Minicomputer und Lernprojekt Raspberry Pi.
Kaum in Geld zu beziffern: Strategische Gewinne, Unabhängigkeit
Auch ohne die volle Funktionalität von grommunio auszureizen, liegen die Vorteile für die Samtgemeindeverwaltung auf der Hand: Man folgt den Empfehlungen des BSI, hat eine digital souveräne, europäische Software im Einsatz und setzt auf moderne, transparente und nachvollziehbare Open-Source-Software. All dies sind Vorteile, die sich kaum in Geld aufwiegen lassen, so die Verantwortlichen.
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