"Independente e mais resiliente": grommunio no município de Radolfshausen

Cada vez mais municípios, inclusive muitos menores, estão abandonando o Microsoft Exchange e adotando a alternativa europeia de código aberto grommunio. Um deles é o Radolfshausen Joint Municipality, localizado a leste de Göttingen.

Lá, um parceiro da grommunio agora garante que mais de 40 caixas de correio municipais em Radolfshausen operem sem problemas e sejam acessíveis de forma confiável para os cerca de 7.500 residentes.

Adeus, Microsoft

Na “Samtgemeinde” (o termo não vem da palavra alemã para veludo “Samt”, mas da palavra “gesamt”), onze municípios uniram forças em 1973 para realizar as tarefas atribuídas a eles de forma centralizada e eficiente. Isso não é nada incomum; somente na Baixa Saxônia, há mais de cem desses municípios conjuntos.

Como muitos outros municípios, Radolfshausen sempre contou com o Microsoft, mas o descontentamento havia crescido recentemente com o aumento dos custos, os problemas de segurança e a falta de soberania digital, o que resultou em uma enorme dependência. O impulso final para a ação veio dos aumentos de preços do provedor, das recomendações do BSI (Federal Office for Information Security, Escritório Federal de Segurança da Informação) e da pressão relacionada à proteção de dados do fabricante para migrar para a nuvem.

Sem alternativa: grommunio

Após uma análise aprofundada apoiada pelo parceiro da grommunio, a C4 Computer Consulting GmbH, os responsáveis determinaram que a grommunio era uma alternativa viável ao Exchange para o município conjunto.

No entanto, o fator mais decisivo foi a interação dos componentes do servidor Postfix, Rspamd e Piler (para correio eletrônico, anti-spam e arquivamento). As conversas com outros clientes de referência da grommunio, como a cidade de Lengerich, também ajudaram muito. Outros provedores e soluções alternativas não conseguiram atender aos requisitos.

A concorrência de código aberto faz a balança pender para o lado positivo

Quando a Associação Municipal de Processamento de Dados de Oldenburg (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) participou da competição de código aberto em nível nacional para a administração pública com o Rspamd, a decisão foi finalmente tomada em favor da grommunio. A competição é destinada “a administrações públicas nos níveis federal, estadual e local que usam software de código aberto (OSS) como a chave para a transformação digital de sua administração”

Anti-spam já integrado ao Rspamd

Essa função também é perfeita para a grommunio, especialmente porque o groupware de código aberto já tem o filtro de spam Rspamd integrado - uma grande vantagem sobre as soluções Exchange “tradicionais” e uma simplificação significativa para administradores e usuários em seu trabalho diário. “Na digitalização da administração pública, ‘o Rspamd como um filtro de spam de código aberto representa um avanço técnico significativo’, de acordo com o KDO."

"Muito estável desde o início”

Mas os modernos filtros de spam não são o único motivo pelo qual vale a pena mudar para o software de código aberto. Hoje, vários meses e experiências depois, o administrador Lothar Jagemann diz: “A migração do Exchange para o grommunio é viável. Embora certamente sejam necessárias mudanças ao realizar um projeto desse tipo, a grommunio tem funcionado de forma muito estável desde o início. Como resultado, a aceitação dos funcionários é muito alta. Nos últimos 3 meses, só tivemos que renovar 2 perfis."

"A migração vale a pena” - “uma alternativa bem-sucedida e robusta ao Exchange”

De acordo com Jonas Wucherpfennig, vice-chefe do departamento, essa é uma prova clara de que “não vale a pena seguir sempre o caminho mais fácil e de menor resistência. Hoje, podemos dizer com certeza: a grommunio é uma alternativa bem-sucedida, intuitiva e digitalmente experiente aos sistemas tradicionais de intercâmbio para a administração pública”

Migração em um fim de semana

Para garantir que a migração ocorresse sem problemas, os administradores começaram com uma fase de teste na qual exportaram e importaram dados do sistema de teste. Os testes subsequentes foram realizados usando as versões mais recentes de 64 bits do Outlook (LTSC, 2024) e vários aplicativos de linha de negócios. Quando ficou claro que não haveria problemas inesperados, a migração real foi concluída em um fim de semana, em segundo plano e sem que os usuários percebessem nada.

”Você só precisa tentar”

E tudo aconteceu muito rapidamente: a migração foi concluída apenas alguns meses após o início do projeto. “Qualquer pessoa que esteja realizando uma migração como essa percebe rapidamente que trocar de servidor de e-mail é a maneira mais fácil de se livrar do Microsoft, pelo menos parcialmente. Você só precisa tentar”, explica Lothar Jagemann.

Custos operacionais significativamente menores

“É claro que uma migração como essa custa mais inicialmente do que a solução atual - isso é normal em qualquer migração. Mas mesmo agora, com tudo funcionando sem problemas, os custos operacionais são significativamente menores do que com o Microsoft”, explica Wucherpfennig.

“Ao mesmo tempo, porém, agora temos muito mais funcionalidade, embora os processos de trabalho tenham permanecido os mesmos. Certo, nós da TI agora temos mais responsabilidade, mas isso geralmente também significa soluções mais rápidas para os usuários. E a perspectiva é ótima, porque, se quisermos, também podemos introduzir o Mattermost, o Jitsi e o Nextcloud - a Grommunio fornece esses componentes, mas ainda não os estamos usando.”

Webmail protegido com Keycloak e 2FA

Atualmente, mais de 40 pessoas já estão usando o produto da grommunio - na administração, TI, municípios e escolas. O sistema utiliza o próprio servidor de e-mail, a interface de webmail protegida com a autenticação de dois fatores Keycloak, a solução de arquivamento integrada e várias técnicas antispam. Além do Rspamd mencionado anteriormente, o Fail2Ban (servidores de remetentes indesejados podem ser completamente bloqueados mediante solicitação), bem como listas brancas e negras, também são usados para poupar ao máximo os funcionários de e-mails indesejados de cassinos on-line, vendedores de produtos médicos e príncipes de terras distantes.

Desejos e desafios

Há também desejos de desenvolvimento futuro. Os usuários e administradores gostariam de ter controles de acesso mais refinados, por exemplo, para calendários: Durante a migração, descobriu-se, por exemplo, que o acesso de gravação a um calendário ainda exige que toda a caixa de correio seja compartilhada.

Também no back-end, a equipe da Radolfshausen gostaria de ter alguns recursos, embora eles sejam atualmente tratados por scripts e automações do C4, como a limpeza de e-mails antigos (excluídos). Atualmente, essas tarefas são tratadas por scripts Bash simples por meio de trabalhos cron. Assim, parceiros como a C4 garantem a modularidade e a segurança das atualizações. Os novos usuários certamente gostariam de ter mais recursos e dicas úteis na interface de administração. Além disso, há um desejo por notas de versão mais detalhadas e informações em roteiros e atualizações.

Transparência

Para o município conjunto, no entanto, o código aberto e a ética da comunidade também desempenham um papel importante: “A transparência no desenvolvimento de software é simplesmente extraordinária; a comunidade testa o software, todas as informações são compartilhadas e os novos recursos só são lançados depois de aprovados nos testes de usuários.

Só então eles são incorporados às versões empresariais com suporte por meio de atualizações.” Em Radolfshausen, as pessoas estão familiarizadas com o conceito de outras ferramentas OSS, como Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, ou até mesmo do minicomputador Raspberry Pi e do projeto educacional.

Difícil de definir um preço: Benefícios estratégicos, independência

Mesmo sem utilizar totalmente os recursos da grommunio, os benefícios para a administração municipal conjunta são claros: ela segue as recomendações do BSI, usa software europeu digitalmente soberano e conta com software de código aberto moderno, transparente e rastreável. Todos esses benefícios são difíceis de serem avaliados, de acordo com os responsáveis.

Aproveite a estrutura de licenciamento da grommunio: Pricing.