"Indipendente e più resiliente": grommunio al Comune di Radolfshausen

Sempre più comuni, compresi molti piccoli, si stanno allontanando da Microsoft Exchange per adottare l’alternativa europea open-source grommunio. Uno di questi è il Comune di Radolfshausen, situato a est di Gottinga.

Un partner di grommunio assicura che oltre 40 cassette postali comunali a Radolfshausen funzionino senza problemi e siano accessibili in modo affidabile ai circa 7.500 residenti.

Addio, Microsoft

Nella “Samtgemeinde” (il termine non deriva dalla parola tedesca per velluto “Samt”, ma dalla parola “gesamt”), undici comuni si sono uniti nel 1973 per svolgere i compiti loro assegnati in modo centralizzato ed efficiente. Non si tratta di nulla di insolito: nella sola Bassa Sassonia esistono più di cento comuni congiunti di questo tipo.

Come molti altri, Radolfshausen si era sempre affidato a Microsoft, ma negli ultimi tempi era cresciuto il malcontento per l’aumento dei costi, i problemi di sicurezza e la mancanza di sovranità digitale, che avevano portato a una forte dipendenza. L’impulso finale all’azione è arrivato dagli aumenti di prezzo del fornitore, dalle raccomandazioni dell’Ufficio federale per la sicurezza informatica (BSI) e dalle pressioni esercitate dal produttore in materia di protezione dei dati per passare al cloud.

Nessuna alternativa: grommunio

A seguito di un’analisi approfondita supportata dal partner di grommunio C4 Computer Consulting GmbH, i responsabili hanno stabilito che grommunio era una valida alternativa a Exchange per il comune.

Il fattore più decisivo è stato tuttavia l’interazione dei componenti del server Postfix, Rspamd e Piler (per la posta, l’anti-spam e l’archiviazione). Anche le conversazioni con altri clienti di riferimento di grommunio, come la città di Lengerich, sono state di grande aiuto. Altri provider e workaround non erano in grado di soddisfare i requisiti.

La concorrenza open-source fa pendere la bilancia verso l’alto

Quando l’Associazione comunale per l’elaborazione dei dati di Oldenburg (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) ha partecipato al concorso nazionale open-source competition per la pubblica amministrazione con Rspamd, la decisione è stata infine presa a favore di grommunio. Il concorso è rivolto “alle amministrazioni pubbliche a livello federale, statale e locale che utilizzano il software open-source (OSS) come chiave per la trasformazione digitale della loro amministrazione”

Anti-spam già integrato con Rspamd

Anche questo ruolo si adatta perfettamente a grommunio, soprattutto perché il groupware open-source ha già integrato il filtro antispam di Rspamd: un grande vantaggio rispetto alle soluzioni Exchange “tradizionali” e una notevole semplificazione per gli amministratori e gli utenti nel loro lavoro quotidiano. “Nella digitalizzazione della pubblica amministrazione, ‘Rspamd come filtro antispam open-source rappresenta un significativo progresso tecnico’, secondo il KDO"

"Molto stabile fin dall’inizio”

Ma i moderni filtri antispam non sono l’unica ragione per cui vale la pena passare al software open-source. Oggi, diversi mesi ed esperienze dopo, l’amministratore Lothar Jagemann afferma: “La migrazione da Exchange a grommunio è fattibile. Sebbene i cambiamenti siano certamente necessari quando si intraprende un progetto del genere, grommunio ha funzionato in modo molto stabile fin dall’inizio. Di conseguenza, l’accettazione da parte dei dipendenti è molto alta. Negli ultimi 3 mesi, abbiamo dovuto rinnovare solo 2 profili"

"La migrazione vale la pena” - “Un’alternativa efficace e robusta a Exchange”

Secondo Jonas Wucherpfennig, vicedirettore del dipartimento, questa è la prova evidente che “non conviene sempre imboccare o seguire la strada più semplice e di minor resistenza. Oggi possiamo dire con certezza che grommunio è un’alternativa di successo, intuitiva e digitale ai tradizionali sistemi di scambio per la pubblica amministrazione”

Migrazione in un fine settimana

Per assicurarsi che la migrazione avvenisse senza problemi, gli amministratori hanno iniziato con una fase di test in cui hanno esportato e importato i dati dal sistema di prova. I test successivi sono stati condotti utilizzando le ultime versioni a 64 bit di Outlook (LTSC, 2024) e varie applicazioni line-of-business. Una volta appurato che non si sarebbero verificati problemi imprevisti, la migrazione vera e propria è stata completata nel corso di un fine settimana, in background e senza che gli utenti si accorgessero di nulla.

”Non resta che provare”

E tutto è avvenuto molto rapidamente: la migrazione è stata completata solo pochi mesi dopo l’inizio del progetto. “Chiunque intraprenda una migrazione come questa si rende subito conto che cambiare server di posta è il modo più semplice per staccarsi da Microsoft, almeno in parte. Basta fare un tentativo”, spiega Lothar Jagemann.

Costi operativi notevolmente ridotti

“È chiaro che una migrazione di questo tipo costa inizialmente di più rispetto alla soluzione attuale: è normale per qualsiasi migrazione. Ma anche adesso, quando tutto funziona senza intoppi, i costi operativi sono significativamente inferiori a quelli di Microsoft”, spiega Wucherpfennig.

“Allo stesso tempo, però, ora abbiamo molte più funzionalità, anche se i processi di lavoro sono rimasti gli stessi. Va bene, noi dell’IT ora abbiamo più responsabilità, ma questo di solito significa anche soluzioni più rapide per gli utenti. E le prospettive sono ottime, perché se vogliamo possiamo anche introdurre Mattermost, Jitsi e Nextcloud-grommunio fornisce questi componenti, ma non li stiamo ancora utilizzando”

Webmail protetta con Keycloak e 2FA

Oggi più di 40 persone stanno già utilizzando il prodotto grommunio: amministrazione, IT, comuni e scuole. Il sistema utilizza il server di posta stesso, l’interfaccia webmail protetta con l’autenticazione a due fattori Keycloak, la soluzione di archiviazione integrata e varie tecniche anti-spam. Oltre al già citato Rspamd, vengono utilizzate anche Fail2Ban (i server dei mittenti indesiderati possono essere completamente bloccati su richiesta), nonché white e blacklist per risparmiare il più possibile ai dipendenti le e-mail indesiderate provenienti da casinò online, venditori di prodotti medici e principi di terre lontane.

Desideri e sfide

Ci sono anche desideri per lo sviluppo futuro. Utenti e amministratori vorrebbero controlli di accesso più precisi, ad esempio per i calendari: Durante la migrazione è emerso, ad esempio, che l’accesso in scrittura a un calendario richiede ancora la condivisione dell’intera casella di posta.

Anche nel backend il team di Radolfshausen vorrebbe alcune funzionalità, che attualmente sono gestite da script e automazioni di C4, come ad esempio la pulizia delle vecchie e-mail (eliminate). Attualmente, tali attività sono gestite da semplici script Bash tramite cron job. Partner come C4 assicurano quindi la modularità e la sicurezza degli aggiornamenti. I nuovi utenti apprezzerebbero sicuramente un maggior numero di funzioni e utili tooltip nell’interfaccia di amministrazione. Inoltre, c’è il desiderio di avere note di rilascio e informazioni più dettagliate nelle roadmap e negli aggiornamenti.

Trasparenza

Per il comune, tuttavia, anche l’etica dell’open-source e della comunità gioca un ruolo importante: “La trasparenza nello sviluppo del software è semplicemente eccezionale; la comunità testa il software, tutte le informazioni sono condivise e le nuove funzionalità vengono rilasciate solo dopo aver superato i test degli utenti.

Solo allora vengono incorporate nelle versioni aziendali con il supporto degli aggiornamenti” A Radolfshausen, le persone conoscono il concetto grazie ad altri strumenti OSS come Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution, o anche grazie al minicomputer e al progetto educativo Raspberry Pi.

Difficile stabilire un prezzo: Vantaggi strategici, indipendenza

Anche senza sfruttare appieno le capacità di grommunio, i vantaggi per l’amministrazione comunale comune sono evidenti: segue le raccomandazioni della BSI, utilizza software europeo e sovrano dal punto di vista digitale e si affida a un software open-source moderno, trasparente e tracciabile. Secondo i responsabili, tutti questi vantaggi sono difficilmente quantificabili.

Approfittate della struttura delle licenze di grommunio: Pricing.