"Oberoende och mer motståndskraftig": grommunio på Radolfshausens kommun

Fler och fler kommuner, inklusive många mindre, går ifrån Microsoft Exchange och använder det europeiska open source-alternativet grommunio. En av dem är Radolfshausen Joint Municipality, som ligger öster om Göttingen.

Där ser en grommunio-partner nu till att över 40 kommunala brevlådor i Radolfshausen fungerar smidigt och är tillförlitligt tillgängliga för de cirka 7 500 invånarna.

Adjö, Microsoft

I “Samtgemeinde” (termen kommer inte från det tyska ordet för sammet “Samt” utan från ordet “gesamt”) gick elva kommuner samman 1973 för att utföra de uppgifter som tilldelats dem på ett centraliserat och effektivt sätt. Detta är inget ovanligt; bara i Niedersachsen finns det över hundra sådana samkommuner.

Radolfshausen hade, precis som många andra, alltid förlitat sig på Microsoft, men på senare tid hade missnöjet ökat med stigande kostnader, säkerhetsproblem och bristande digital suveränitet, vilket ledde till ett massivt beroende. Den sista impulsen till åtgärder kom från prishöjningar från leverantören, rekommendationer från Federal Office for Information Security (BSI) och tillverkarens dataskyddsrelaterade påtryckningar att flytta till molnet.

Inget alternativ: grommunio

Efter en djupgående analys med stöd av grommunio-partnern C4 Computer Consulting GmbH kom de ansvariga fram till att grommunio var ett bra alternativ till Exchange för samkommunen.

Den mest avgörande faktorn var dock samspelet mellan serverkomponenterna Postfix, Rspamd och Piler (för e-post, antispam och arkivering). Samtal med andra referenskunder hos grommunio, som till exempel staden Lengerich, var också till stor hjälp. Andra leverantörer och lösningar kunde inte uppfylla kraven.

Konkurrens med öppen källkod får vågskålen att tippa över

När Oldenburgs kommunala databehandlingsförening (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg, KDO) deltog i den rikstäckande open-source-tävlingen för offentlig förvaltning med Rspamd, föll beslutet till slut till grommunios fördel. Tävlingen riktar sig “till offentliga förvaltningar på federal, delstatlig och lokal nivå som använder programvara med öppen källkod (OSS) som nyckeln till den digitala omvandlingen av sin förvaltning.”

Anti-spam redan integrerat med Rspamd

Den här rollen passar också grommunio perfekt, särskilt eftersom open source-gruppvaran redan har skräppostfiltret Rspamd inbyggt - en stor fördel jämfört med “traditionella” Exchange-lösningar och en betydande förenkling för administratörer och användare i deras dagliga arbete. “I digitaliseringen av den offentliga förvaltningen utgör ‘Rspamd som spamfilter med öppen källkod ett betydande tekniskt framsteg’, enligt KDO."

"Mycket stabilt redan från början”

Men moderna spamfilter är inte det enda skälet till varför det är värt att byta till programvara med öppen källkod. Idag, flera månader och erfarenheter senare, säger administratören Lothar Jagemann: “Att migrera från Exchange till grommunio är genomförbart. Förändringar är visserligen nödvändiga när man genomför ett sådant projekt, men grommunio har fungerat mycket stabilt ända från början. Som ett resultat av detta är medarbetarnas acceptans mycket hög. Under de senaste 3 månaderna har vi bara behövt förnya 2 profiler."

"Migrationen är värd det” - “ett framgångsrikt och robust alternativ till Exchange”

Enligt Jonas Wucherpfennig, biträdande avdelningschef, är detta ett tydligt bevis på att “det lönar sig att inte alltid ta eller hålla sig till den enklaste vägen med minst motstånd. Idag kan vi definitivt säga: grommunio är ett framgångsrikt, intuitivt och digitalt kunnigt alternativ till traditionella utbytessystem för offentlig förvaltning.”

Migration över en helg

För att säkerställa att migreringen gick smidigt började administratörerna med en testfas där de exporterade data från och importerade dem till testsystemet. Efterföljande tester genomfördes med de senaste 64-bitarsversionerna av Outlook (LTSC, 2024) och olika affärsapplikationer. När det stod klart att inga oväntade problem skulle uppstå slutfördes den faktiska migreringen under en helg - i bakgrunden och utan att användarna märkte något.

”Man måste bara ge det ett försök”

Och allt gick mycket snabbt: migreringen var klar bara några månader efter att projektet hade inletts. “Den som genomför en sådan här migrering inser snabbt att ett byte av mailserver är det enklaste sättet att frigöra sig från Microsoft, åtminstone delvis. Man måste bara ge det ett försök”, förklarar Lothar Jagemann.

Betydligt lägre driftskostnader

“Det är klart att en sådan här migrering kostar mer initialt än den nuvarande lösningen - det är normalt vid alla migreringar. Men redan nu, när allt fungerar som det ska, är driftskostnaderna betydligt lägre än med Microsoft”, förklarar Wucherpfennig.

“Samtidigt har vi nu mycket mer funktionalitet, trots att arbetsprocesserna är oförändrade. Okej, vi på IT-avdelningen har fått mer ansvar, men det innebär oftast också snabbare lösningar för användarna. Och framtidsutsikterna är fantastiska, för om vi vill kan vi också införa Mattermost, Jitsi och Nextcloud - Grommunio tillhandahåller dessa komponenter, men vi använder dem inte ännu.”

Webbmail säkrad med Keycloak och 2FA

Idag använder redan över 40 personer grommunio-produkten - inom administration, IT, kommuner och skolor. Systemet utnyttjar själva mailservern, webmailgränssnittet som är säkrat med Keycloak tvåfaktorsautentisering, den inbyggda arkiveringslösningen och olika antispamtekniker. Förutom den tidigare nämnda Rspamd används även Fail2Ban (servrar med oönskade avsändare kan blockeras helt på begäran) samt vita och svarta listor för att i möjligaste mån skona de anställda från oönskade e-postmeddelanden från nätkasinon, försäljare av medicinska produkter och prinsar från fjärran länder.

Önskningar och utmaningar

Det finns också önskemål om framtida utveckling. Användare och administratörer skulle vilja ha mer finjusterade åtkomstkontroller, till exempel för kalendrar: Under migreringen visade det sig t.ex. att skrivåtkomst till en kalender fortfarande kräver att hela brevlådan delas.

Även i backend skulle Radolfshausen-teamet vilja ha några funktioner, även om dessa för närvarande hanteras av skript och automatiseringar från C4, t.ex. vid rensning av gamla (raderade) e-postmeddelanden. För närvarande hanteras sådana uppgifter av enkla Bash-skript via cron-jobb. Partner som C4 säkerställer då modularitet och uppdateringssäkerhet. Nya användare skulle säkert uppskatta fler funktioner och användbara verktygstips i administratörsgränssnittet. Dessutom finns det en önskan om mer detaljerade release notes och information i roadmaps och uppdateringar.

Öppenhet

För samkommunen spelar dock även öppen källkod och gemenskap en viktig roll: “Öppenheten i programvaruutvecklingen är helt enkelt enastående; gemenskapen testar programvaran, all information delas och nya funktioner släpps först när de har klarat användartesterna.

Först då införlivas de i företagsversionerna med stöd via uppdateringar.” I Radolfshausen känner man till konceptet från andra OSS-verktyg som Firefox, FileZilla, Notepad++, KeePass, Proxmox, Relution eller till och med från minidatorn Raspberry Pi och utbildningsprojektet.

Svårt att sätta ett pris på: Strategiska fördelar, oberoende

Även utan att utnyttja grommunios möjligheter fullt ut är fördelarna för den gemensamma kommunala förvaltningen tydliga: Den följer BSI:s rekommendationer, använder digitalt suverän, europeisk programvara och förlitar sig på modern, transparent och spårbar programvara med öppen källkod. Allt detta är fördelar som är svåra att sätta ett pris på, enligt de ansvariga.

Dra nytta av grommunios licensstruktur: Prissättning.